Iratőrzési cím

Ahogy a rendelet előírja: „A cég a szerződésben köteles meghatározni azon iratait (azok fajtáit), amelyeket a székhelyen kíván őrizni, rendelkezésre tartani. Ezen iratok köre legalább a cég cégiratait, hatósági engedélyeit, az adóhatósághoz történő adatbejelentési kötelezettségeivel összefüggő iratait, valamint a számviteli törvény szerinti beszámolóját jelenti.”

Vagyis részben ahogy a megrendelő kívánja, de kötelezően kiterjed a cég cégirataira, hatósági engedélyeire, az adóhatósághoz történt adatbejelentéseivel összefüggő iratait, valamint az éves beszámolóit a számviteli törvény szerint.

Miért is kéne, hogy így történjen? Ha a NAV ellenőrzést folytat a székhelyen, akkor jogában áll betekinteni ezen iratokba. A székhelyszolgáltató köteles átadni valamennyi iratot a hatóság képviselőinek.

A kötelező iratokon kívül természetesen lehetősége van a cégnek a többi iratot máshol őrizni (lakcímén, könyvelőnél, stb.), azonban ezt a székhely szolgáltatási szerződésen túl a székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégnek az ügyfélkapun keresztül elektronikus nyomtatványon be kell jelentenie a hatóságnak. Ellenkező esetben semmis a bejelentés.

Ha az ellenőrzés során az ellenőrök a céges iratokat nem találják, a legrosszabb következhet, jogukban áll a forgalmat megbecsülni.

Tudni kell, hogy a NAV-hoz az is bejelentési kötelezettséggel jár, ha az iratokat, számlákat, szerződéseket a cég a könyvelőnél őrzi. Ezzel az Adótanácsadók Egyesülete nem értett egyet, azonban a NAV a válaszában egyértelművé tette ezt a kötelezettséget.

Sajnos ez a kötelezettség nem ismert a vállalkozók körében, nem is nagyon foglalkoznak vele. Ritka az a székhelyszolgáltatást igénybe vevő aki az alapiratokon felül például a számviteli törvény szerint előírt éves beszámolóját –a kérésünk ellenére- megküldi. Természetesen ennek hiánya nem a székhelyszolgáltatót terheli. Az eddig megélt ellenőrzések során kivétel nélkül kérték és jegyzőkönyvezték a hatóság ellenőrei a nyilatkozatot, illetve a rendelkezésünkre álló céges iratokat. Ezek hiánya nem jó pont az ellenőrzés során a cégnek.

Társaságunk minden szerződéskötéskor kéri ezeket, írásban nyilatkoztatjuk partnereinket erről a kötelezettség ismeretéről, s minden év májusát követően írásban kérjük az elérhetőségi címükön az éves beszámoló megküldését. Kevés rá a hajlandóság, pedig sok kellemetlenségtől óvnák meg magukat egy e-mail megküldésével. Ráadásul nyilvános adatokról van szó, ezért sem érti az ember ezt a fajta érdektelenséget.

Létezik olyan is, hogy az iratőrzésre a cég külföldi címet ad meg. Ekkor a NAV nem tudja lefoglalni azokat, miután külföldön nem végezhet ellenőrzést. Ez esetben kötelezni szokta a cégeket, hogy az iratokat a hivatalba kéreti. Az ügyfélnek ez azért lehet előnyös, mert ez esetben van ideje papírokat pótolni, rendezni az iratokat. Természetesen ez nem vonatkozik azon iratokra, amelyeket a székhelyszolgáltatás során kell az ügyfélnek a szolgáltató részére leadni.

További információkat az alábbi oldalon olvashat: https://ado.hu/szamvitel/az-iratorzesi-kotelezettseg/

Következő bejegyzésünk címe: Székhely postakezelés