Iratőrzési cím

Sokan nem ismerik a jogszabályokat a „kezdő” székhelyszolgáltatást igénybe vevők közül. Nem tudják, mi a kötelezettségük, illetve mi a lehetőségük. A kettő között nagy a különbség, a többlet itt is kényelmi szolgáltatás.

• A jogszabály előírja, hogy a székhelyszolgáltatónál rendelkezésre kell állnia a szerződésen túlmenően a tulajdonosok (tagok), az ügyvezető minden személyes iratának, aláírási címpéldánynak, az alapító okiratnak, illetve aktuálisan az előző évi eredmény kimutatásnak.
• Az előíráson túlmenően megállapodás alapján a székhelyszolgáltató vállalja, hogy a többi cég iratot is őrzi, de ez csak könnyebbségként kezelhetné a megbízó.

Az emberek a mai világban nagyon bizalmatlanok, s már a kötelező iratokat sem mindig biztosítják, vállalva a felelősségre vonás kockázatát is. Ugyanis, ha azok az ügyfél hibájából nincsenek a székhelyszolgáltató hozzáférésében, akkor azt az ellenőrző hivatalok az ő hátrányukra értékelik. Mi például minden év májusát (a beadási határidő után) követően kérjük minden partnerünktől az előző évi eredmény kimutatásának megküldését annak érdekében, hogy a NAV egy esetleges ellenőrzés során ne találjon hibát.

Nagyon kevesek küldik meg ezeket a papírokat. Érthetetlen azért, mert csak olyan adatot tartalmaznak ezek a papírok, amelyek a neten kisebb keresgélés után megtalálhatóak, nyilvánosak. Talán arra gondolnak az emberek, hogy kolléganőim foglalkoznak azon papírok tartalmával, beleolvasnak, s abból nagy titkokat tudhatnak meg? Kérdezem: Fordított helyzetben bárkinek eszébe jutna ilyen?

Viszont kényelmi szempontnak tekinthető. Ugyanis a NAV hozzánk jön be, kéri egyrészt a kötelezően nálunk tartandó iratokat a cégről, s azonnal jegyzőkönyvezi, amit nem talál. Ekkor már ők is másképpen állnak a vizsgálathoz, hiszen azonnal beletenyereltek egy szabálytalanságba, ráadásul olyanba, amely információt a számítógépükön pár kattintással elérnek. Ugyanez vonatkozik a többi cégiratra is. Ha nem a székhelyszolgáltatónál van az iratőrzés, akkor kérik a nyilatkozatot, hogy hol, s továbblépnek oda. Ha nálunk, akkor azonnal el van intézve a dolog, hiszen be tudjuk mutatni.

A székhelyszolgáltató csak olyan feladatot vállal fel, amellyel ügyfeleinek kényelmesebb kiszolgálást biztosít, azaz egyszerűsíti az ő életüket. Nem tudom, ki hogyan van vele, de annak idején én kijelentettem, hogy az akkor még APEH, ma NAV küszöbét sem vagyok hajlandó átlépni. Ez az elmúlt huszonévben sikerült is. Amit lehet, biztosítok a partnereimnek, könyvelőinknek, jogászainknak, s intézzék ők ezeket az ügyeket. Más nem így érez?

Természetesen ez nem azt jelenti, hogy nem vagyok hajlandó foglalkozni a felmerült problémákkal! De más az, ha „hazai” pályán azonnal tudok a rendelkezésükre állni, látják saját szemükkel az ügymenetelünket, ha valamit észrevételeznek, azonnal tudunk reagálni rá. A NAV vizsgálatokkal kapcsolatban már kellő rutint szereztünk. Első időben nagyon szeretik a székhelyszolgáltatókat ellenőrizni –mi is több vizsgálatot átéltünk-, de miután a helyszínen látták, hogy gyakorlatilag nincs mibe belekötni, békén hagynak bennünket. Ez pedig kihat a székhelyszolgáltatási szerződéssel bíró ügyfeleinkre is. Nincs olyan hónap, hogy valamelyik partnerünket ne ellenőriznék, de ma már partnereknek tekintenek bennünket, s ha minden papír rendben van –általában így van-, a vizsgálat nem tart tovább 10-15 percnél. Nem kényelmes ez a szerződött partnereinknek? Sokszor tőlünk tudják meg, hogy ellenőrizték őket, máshonnan nem is szereztek tudomást róla. Mi minden esetben tájékoztatjuk őket.

Az iratőrzési kötelezettségről olvashatnak a következő linkre kattintva: https://ado.hu/szamvitel/az-iratorzesi-kotelezettseg/

Következő bejegyzésünk címe: A székhely szükségessége