Az érdeklődők sokszor kérdezik meg tőlem, mi a jobb gondolat? Olyan székhelyszolgáltatót választani, ahol sok cég van bejelentve, vagy olyan társaságot, ahol kevés?

Nos, erre a kérdésre röviden nem lehet válaszolni.

Az a gondolat, hogy ahol sok a bejegyzett cég, önmagában nem hordozza azt a feltételezett gondolatot, hogy a sok cég között könnyebben észrevehetetlen maradok, kevesebb esély van az ellenőrzésre, nem valós. Gondoljunk csak bele, hogy a NAV-nál minden cég nyilvántartott, s házon belül döntik el, hogy kit ellenőrizzenek. A székhelyszolgáltatóhoz már célzott ellenőrzéssel érkeznek.

Ugyanúgy ennek az ellentéte, a kevés bejegyzett cég sem hívja fel a figyelmet a szolgáltatást igénybe vevőkre.

Teszteljük le a leendő székhelyünket!

• Írjunk nekik levelet!
• Próbáljuk meg elérni őket telefonon!
• Látogassuk meg a helyszínt!

Sokkal fontosabb annak a megítélése, hogy –ha sokan is vannak az adott helyre bejegyezve- van-e nekik megfelelő kiszolgálásuk, azaz tudják-e teljesíteni a megfelelő minőséget. Ennek, ha körültekintőek vagyunk, viszonylag könnyen utána járhatunk. Ha levelünkre, érdeklődésünkre könnyen elérjük őket telefonon, ha postafordultával e-mail-re választ kapunk, mindkettőt úgy, hogy kielégítően, nem halogatva, akkor már az első bizalmi kérdésünkre választ kapunk. S ha nem vagyunk restek, s akár személyesen is meglátogatjuk őket, hiába a sok cégtábla, érzékelni fogjuk, hogy van-e a sok cégtáblának a kiszolgálásban hátráltató eleme.

Ennek egyébként egy titka van! Megfelelő számú, képzett alkalmazott, akik munkájukat szívesen végzik, s jól érzik magukat a munkahelyükön.

Nekem az ötszáz ügyfél feletti szolgáltatókkal kapcsolatban van már fenntartásom. De ott sem első kérdésem az ügyfélszám, hanem az a kérdés merül fel bennem, hogy miképpen tudják ezt az állományt teljes körűen kiszolgálni. Megítélésem szerint ekkor már óhatatlan, hogy homok ne kerüljön a fogaskerekekbe. Mit jelenthet ez? Későbbi értesítést, későbbi választ, felületesebb ügyfélkezelést. Nem törvényszerű, de sajnos sokkal nagyobb az esély rá. S itt azért számít az ego, magamnak én vagyok a legfontosabb ügyfél, nehezen látom be, hogy bármiért is hátrébb soroljanak. Arról nem beszélve, hogy a kicsit is problémás, nem megszokott ügyvitel esetén a vezetőnek kell foglalkoznia a témával. Nehezen tudom elképzelni, hogy ilyen ügyfélszám esetén ezt a feladatot viszonylag hiba nélkül el tudnám végezni. Valószínűleg bevonnék ebbe más kollégákat, azonban akkor el kellene fogadnom azon döntéseiket is, amit én másképpen csináltam volna.

Nézzük meg a másik esetet! Természetesen ez a megítélés nem vonatkozik a székhelyszolgáltatással foglalkozó induló vállalkozásokra, hiszen valahonnan mindenki elindul. Ha egy székhelyszolgáltatónak tartósan nem növekszik 100 fölé az ügyfeleinek száma, az számomra a következőket vetíti elő:

Először is számoljunk! Egy szolgáltatónak minimum két ügyintéző alkalmazottjának lenni kell, ellenkező esetben mit csinál egy betegség, szabadság esetén. Ha ez nincs, biztos, hogy nem kapok kellő kiszolgálást. Nem tudja biztosítani a folyamatos irodai szolgáltatást, a postai átvételeket, az ügyfelek gyors kiszolgálását. A két fő legális alkalmazott bérköltsége a mai székhelyszolgáltatási árakat figyelembe véve 100 alatti ügyfél esetén önmagában meghaladja a bevételt, s akkor még nem beszéltünk az egyéb, nem alacsony költségekről. Azaz itt megszakadna a bizalmam!

Ezt az utat mi is végigjártuk. Illetve még nem tartunk a végén! Sajnos az első időszakban ez a tevékenységünk veszteséges volt, beruháznunk, fejlesztenünk kellett. Mi az egyéb tevékenységeinkkel átjutottunk az anyagi problémán, de elsődleges cél volt az ügyfélkör növelése. Az előző bekezdésben leírt nehézségen nekünk is túl kellett jutni, s ezt csak kitartó minőségi munkával, többletszolgáltatásokkal tudtuk elérni.

Összefoglalva: Véleményem szerint ha a leírtakat figyelembe vesszük, nem elsődleges szempont a székhelyszolgáltató által kiszolgált vállalkozások száma, sokkal fontosabb, hogy milyen minőséget kapunk a pénzünkért.

Sajnos ezzel a témával tárgyilagosan korábban senki nem foglalkozott –ilyen világot élünk-, ezért inkább az általánosságot valósan leíró linket javaslom tájékoztatásra:

https://bplegal.hu/szekhelyszolgaltatas/

Következő bejegyzésünk címe: Székhelyszolgáltató presztizse, igénybevevő imázsa

A legtöbb információt baráti körben kapom meg visszajelzésként. A mostani témánknál ez különösen igaz. Sajnos még a mai napig kevesen tudják, mire jó, ha székhelyszolgáltató segítségét veszik igénybe.Igaz ez a már korábban leírtak miatt is (lásd 2020. decemberi írásunkat), de sok más tényező is ezt támasztja alá. Ilyen kérdés a nekünk érkező küldemények átvétele. Van olyan barátom, aki legfőbbként azért szerződött velünk, hogy ne kelljen szinte minden nap sorban állni a postán. Ismerjük mindannyian, ha bemegyünk egy postahivatalba, mennyi időt kell rászánnunk! Mert általánosan elmondható, hogy éppen akkor nem tartózkodunk otthon, amikor a postai kézbesítő jön. A postai dolgozók létszámhiánya miatt ugyanis egyre nehezebben kiszámítható, hogy hozzánk mikor érkezik a kézbesítő. Sőt, ma már ugyanarra a címre több kézbesítő is jár, más hozza a leveleket, más a különdíjas küldeményeket.

Nálunk –igaz ez egy kicsit költségesebb csomag tartalma, mint a szintén kínált alapcsomagunk- megoldható az, hogy minden beérkező küldeményt felbontunk, szkennelünk, s e-mail-ben továbbküldünk megbízónknak. Természetesen különösen vigyázunk ez esetben az adatkezelésre, titoktartásra, hozzáférésre, hogy illetéktelen személy minderről semmi tudomást ne szerezzen. Aztán partnerünk, amikor ideje engedi, bejön irodánkba, s egy perc alatt átveszi azokat. De ha az anyagi részeket nézzük, a legdrágább, mindent tartalmazó csomagunk havi díja is olyan, amelyet egy családi fagylaltozáskor bőven elköltünk.

Kaptam már kérdést, hogy van-e a székhelyszolgáltatás küldeményeinél korlát, milyen mennyiséget veszünk át. Mi ebben nem határoztunk meg limitet. Van olyan partnerünk, akinek mindig érkezik több küldemény is, de van olyan, akinél csak ritkán.

Természetesen csomagküldeményt is átveszünk a megállapodásunk szerint, annak kétféle sorsa lehet.

• vagy az értesítésünket követően bejön érte az ügyfelünk (ez esetben semmi többletköltséget nem számolunk fel, maximum kérjük őt, hogy egy héten belül fáradjon be érte),
• vagy írásbeli (elég az e-mail) kérésére továbbpostázzuk az általa adott címre, természetesen ezt az ő költségén tesszük,
• vagy ha három hónapig nem jelentkezik érte a megbízónk, akkor jegyzőkönyv felvételével megsemmisítjük a csomagot. Erre még fennállásunk alatt nem került sor.

Szerződésünk szerint kötelezettségünk, hogy küldemény érkezése esetén 24 órán belül a székhelyre érkezett levelezésről írásban tájékoztassuk partnereinket. Mivel az év minden munkanapján rendelkezésre állunk, ezt a feladatot könnyű teljesíteni. Nagyon ritkán persze előfordul vis-major esete (áramszünet, internet kimaradás), azonban ez még soha nem okozott pár óránál nagyobb időtúllépést. Rendkívüli esetekben mindig tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy mikor térünk el az általánosan megszokott időbeosztástól.

Azokkal az ügyfeleinkkel, akik sűrűn igénybe veszik a postai szolgáltatásunkat, szinte azonnali kapcsolatban vagyunk, nem csak e-mailben, de többször telefonon is felveszik kolléganőim velük a kapcsolatot.

A postával kialakult jó kapcsolatunk miatt sokszor könnyebben ügyintézünk, mint az egyszerű polgár. A postai kézbesítő kolléganőimtől értesül dolgokról, többször tőlük érdeklődik, hogy melyik küldeménnyel mit tegyen.

Több olyan partnerünk is van, aki nem adott meghatalmazást részünkre a küldeményei átvételére. Ők sem kerülnek rosszabb helyzetbe, mert a postai értesítőt átvesszük (mi vagyunk a „levélláda”), s ugyanúgy 24 órán belül értesítjük őket e-mail-ben annak tartalmáról. Ez esetben annyival kényelmetlenebb, hogy ahhoz, hogy a postán sorban álljon, még szükséges hozzánk is befáradnia az értesítő papírért. Nem vagyok hivatott megítélni, de valószínűnek tartom, hogy ők azok, akik kicsit tájékozatlanok, s nem tudják, hogy ezen küldemények át nem vétele a másik fél részéről kézbesítettnek tekintendő, a lényegi rész szempontjából nem hivatkozási alap, hogy esetleg nem vették át.

Érdekességből a postai küldemények átvételéről itt olvashat egy pöffenetet: https://www.axel-nyomtatvanykitolto.hu/cikkek-231-valtozik-az-ajanlott-kuldemenyek-atvetele

Következő bejegyzésünk címe: Székhelyszolgáltatási zsúfoltság

Csapjunk a közepébe! Amikor barátokkal, ismerősökkel beszélgetek a tevékenységünkről, sokszor felmerül visszakérdezésben, hogy mi is a cégmódosítás, cégváltoztatás? Erre és a kapcsolódó kérdésekre szeretnék választ adni ebben a bejegyzésben, hozzászőve a tapasztalatainkat.

Induljunk ki abból, ami a Cégnyilvántartásban szerepel, ezek a működő egyéni vállalkozások, gazdasági társaságok adatai. Ha ezek bármelyike változik, akkor arról az illetékeseket azonnal tájékoztatni kell.Ezek köre: Az eredeti működési engedély kiadója (Önkormányzat, Cégbíróság), illetve a bennünket a hatóságok előtt is képviselő székhelyszolgáltató. Az adatváltozások többségében közlési kötelezettségünk van a velünk szerződéses viszonyban álló partnerekkel kapcsolatban is.

Az esetleges változtatásokat kivonatosan vizsgáljuk végig!

1. Ha vállalkozásunk neve változik, természetes, hogy minden érintettet értesíteni kell erről, azt hiszem, ezzel kapcsolatban senkiben nem merül fel kérdés.
   1. Anonym módon magunk sem létezünk, így vállalkozásunk sem lehet az. Nem beszélve arról, hogy minden jogosultságunk a korábbi nevünkhöz kapcsolódik.
2. Ha vállalkozásunk székhelye változik, ez esetben szintén értesítési kötelezettségünk van, hiszen különben a vállalkozás elérhetetlen, ezzel jogszabályt sértünk. Telephely, vagy fióktelep esetén is ugyanez a helyzet.
   1. Előfordult életünkben, hogy valaki úgy vitte el a vállalkozását más székhelyre, hogy arról bennünket nem értesített. Ezzel először is szerződést sértett, aminek a következményét vállalnia kell (hatóságok előtt, velünk szembeni kötelezettsége, stb.), másrészt kockáztatja a további működését, hiszen küldeményeinek egy része még hozzánk érkezhet.
3. Ha a tevékenységi körünk változik, abban az esetben a hatóságokon kívül azokat kell értesítenünk, akiknél az meghatározó.
   1. Ennek változása csak speciális esetekben lehet érdekes. Példákat sorolnék: Ha kieső tevékenységet valósan tovább folytat, vagy ha tevékenységi körhöz tartozó egyéb feltételeket (pl. kötelező alkalmazottat) nem tud teljesíteni.
4. Ha bankszámla számunk változik, szintén kötelesek vagyunk erről minden illetékest (a hatóságokon felül) tájékoztatni.
   1. Kétoldalú a probléma: Egyrészt a régi számra nekünk utalt összegeket csak korlátozott ideig kaphatjuk meg, másrészt információ hiányában más számára is hozzáférhetetlen lesz az új számla (pl. NAV, végrehajtó). Ennek bejelentési hiányát a hatóságok is szándékosnak tekintik, tehát büntetik.
5. Ha az adószámunk változik, ugyanez a helyzet.
   1. Az adószámunk ritkán változik. Ennek az oka általában a székhelyváltoztatás, a más területre vándorlás. Tehát ugyanúgy, mint a székhelyváltoztatás esetén, tájékoztatás nélkül problémákat okozhat a későbbi tevékenységünkben. Az ÁFA besorolás miatti változás inkább a vevői körét illeti az adóalanynak, tehát azokat célszerű értesítenie. Változás szokott lenni még az is, amikor bevonják a vállalkozás adószámát, s arról nem értesíti a partnereit. Ezzel viszont csak tetézi a problémáját, a későbbi gondjait.
6. Ha az ügyvezető(k) személye, illetve adataiban történő változás következik be, akkor is tájékoztatni kell minden velünk kapcsolatban álló partnerünket.
   1. Legsűrűbben a gyakorlatunkban ezzel a problémával találkozunk. Az emberek elfelejtik az ügyvezetői felelősségüket! Azt hiszik, hogy ha átadják ezt a feladatot más személynek, akkor nekik már a felelősségük is átruházódott az új ügyvezetőre. Ez viszont téves gondolat. Igaz, hogy a szerződéseiket a társaság nevében kötötték, azonban korlátoltan, de megmarad a kötelezettségük. Vagyis a régi ügyvezetőnek a felelőssége csak akkor szűnik meg, ha az új ügyvezető minden egyes szerződést –külön-külön, azok elvárásait teljesítve (ilyen nálunk a személyes megjelenés, az iratok másolása, előttünk történő aláírás)- magára vállal.
7. Ha a tagok, tulajdonosok személye változik, akkor a hatóságokon, illetve az érintett szervezeteken túlmenően partnereinkre vonatkozóan nincs tájékoztatási kötelezettségünk.
   1. Kit értünk hatóság, illetve érintett szervezeten? Hatóság természetesen a Cégbíróság és a NAV. Érintett szervezet pl. a székhelyszolgáltató. Lehet azonban olyan partner is, akihez a kapcsolat kialakításához taggyűlési döntés volt szükséges. Őket mindenképpen tájékoztatni szükséges!
8. E-mai címünk változása esetén ugyanúgy, mint az egyéb címeink esetén szintén tájékoztatni kell minden kapcsolatunkat.
   1. Ennek változása gyakorlatilag ugyanolyan megítélés alá esik, mint a címünk változása. Ne felejtsük el, hogy ma már az elektronika világában élünk, s például ügyfélkapu nélkül nem lehet vállalkozás. A hatóságok és az arra jogosultak az e jogosultsággal aláírók mind erre a címre értesítik az ügyfeleket, ezen keresztül tartják velünk a kapcsolatot. Ennek nem használata, vagy megváltoztatása komoly gondokat okozhat nekünk, ha nem értesítjük az illetékeseket róla. Sajnos gyakorlatból tudom, hogy ez az egyik legsértettebb terület, sok ügyfelünket nem tudjuk a megadott e-mail címükön elérni.

Hozzáteszem, ezek bármelyikének elmulasztása szabálysértés, büntetést, esetleg eljárást vonhat maga után, tehát már ezért is célszerű ezeket betartani. Mi mindent megteszünk annak érdekében, hogy ebből ne legyen baj, és igyekszünk figyelmeztetni az ügyfeleinket. Ennek ellenére többször előfordult, hogy az ebből fakadó bejelentési hiány miatt partnereinket nem tudjuk elérni, s emiatt vagyunk kénytelenek intézkedni a Cégbíróságnál az engedély, a NAV-nál az adószám bevonása érdekében.

A témával kapcsolatban olvashat még: https://cegalapitas.net/kotelezocegmodositas2008.html

Következő bejegyzésünk címe: A székhelyszolgáltató és a küldeményeim

Ebben a rovatban most elérkeztünk ahhoz a ponthoz, ami az egyik „legszárazabb” téma, az ügyfeleink adatainak kezelése, védelme. Az ember érzi, hogy mit is takarhat ez, józan ésszel is belátható, viszont a világ jogalkotói kénytelenek voltak ezt a kérdést rendeletekkel is leszabályozni. Mindjárt az elején hozzáteszem, hogy nem találkoztam az ismerettségi körömben olyanokkal, akiket ebből fakadóan komoly sérelem ért volna, különösen a mi munkavégzésünk környezetében. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy ettől ez a probléma nem létezik. Gondoljunk csak arra, amikor név szerint bennünket keresve ismeretlen telefont kapunk valamilyen marketinges megkereséssel, s megkérdezzük, hogy a hívó honnan tudja a telefonszámunkat. Meggyőződésem, hogy erre a kérdésre soha, senki nem kapott kielégítő választ. Ebből nyilvánvaló, hogy a hívó (vagy a megbízója) valahonnan „megszerezte” az adathalmazának ezen részét, azaz illegális tevékenység bújik meg mögötte. Ez esetben pedig szabályozni kell ezt a kérdést!

Ahhoz, hogy a visszaéléseket megpróbáljuk a minimálisra csökkenteni, figyelni kell arra, hogy milyen adatot, kinek adunk meg magunkról. Az utóbbi időben egyre többször találkozom a kötelezően kitöltendő nyomtatványokon a csillaggal jelölt rovatokkal (amelyek kitöltése kötelező, mert az valóban szükséges ügyintézésünkhöz), miközben egyre több jelöletlen adatot is kérnek. Felteszem a kérdést, miért? Aki nem kellően körültekintő, nem figyel rá, beírja például a nem kötelezően kitöltendő mezőbe a telefonszámát, e-mail címét, egyéb nem fontosnak tartott adatait. Ezzel viszont táptalajt adnak az adathalászoknak, hiszen sokszor azt a választ kapjuk az előzőben leírt kérdésre, hogy Ön adta meg valamelyik beadott nyomtatványán. S persze nem emlékszünk! Magam csak azért vagyok mérges erre a válaszra is, mert amióta jelölik, hogy egy rovatot nem kötelező kitölteni, hogy x-szel jelöljem, hogy igénylek-e még valamit, azóta egyetlen ilyen beleegyezést sem adtam, a használt telefonom céges nyilvántartású, akkor mégis milyen úton találnak meg személyesen? S sajnos ennek a kérdésnek a megoldásához csak kis lépés a rendeletekkel történő szabályozás, különösen a mi kis országunkban, ahol sok a „leleményes” ember, ahol alapvető az a felfogás, hogy a „kis csibészség” nem bűn, csak életre valóság. S én még Magyarországon nem tapasztaltam olyat, hogy adatvédelem megsértése miatt valakit is elmarasztaltak volna. Olyanról már tudok, hallottam, hogy társaságokat azért bűntettek meg, mert nem volt megfelelően elkészített adatvédelmi rendszerük.

Tehát kialakult egy olyan szemlélet –ami a problémát csak nagyon kis részben segíti megoldani-, hogy minden gazdasági szervezet elkészíttette komoly pénzekért az adatvédelmi rendszerét, előírásait, amire áttérek.

Jogi nyelvezettel írásba foglaltuk azt, amit egyébként is csinálunk. Jogszabályok előírják, hogy milyen adatokat kell hitelt érdemlően beszereznünk szerződő partnereinkről, s azokat kivel oszthatjuk meg. Csak példaként: Nyilván a NAV-nak van egyes adatokhoz jogosultsága, hogy egyeztesse velünk, de ott is érvényre jut az, hogy a tudomásunkra jutott egyéb információkat csak az ügyfél hozzájárulása alapján adhatjuk ki. Egyébként a székhelyszolgáltató nem adhatja ki az ügyfél adatait senkinek!

Tudjuk, hogy a közbeszéd sokszor alap nélkül terjed, s egyes adattulajdonosok illegálisan bizony kereskednek az ügyfeleik adataival marketingesekkel. Ez a mi székhelyszolgáltatási tevékenységüktől nagyon távol áll.

Akik esetleg megbontják a kapcsolatukat velünk ügyfeleink, akkor az adatait ugyanolyan feltételekkel a törvényben szabályozott időtartamig megőrizzük, majd töröljük nyilvántartásunkból. Ezen adatok –melyeket kérnünk kell- a személyes okmányokon, valamint a cégnyilvántartási papírokon találhatóak.

A szerződéses kapcsolatban lévő partnereink esetében

• érintettek köre: Az adatkezelővel telefonon (e-mailben), weboldalon illetve személyesen kapcsolatot tartó, vagy szerződéses jogviszonyban álló valamennyi érintett.
• adatkezelés időtartama, az adatok törlésének határideje: Az Az adatkezelés az adatkezelő és az érintett közötti jogviszony megszűnéséig, illetve szerződéses jogviszony esetén a polgári elévülési idő elteltéig tart.
• Az adatok megismerésére jogosult lehetséges adatkezelők személye, személyes adatok címzettjei: A személyes adatokat az adatkezelő erre feljogosított munkatársai kezelhetik, a fenti alapelvek betartásával.
• Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogainak ismertetése:
  • Az érintett kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és
  • az érintettnek joga van az adathordozhatósághoz, továbbá a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához.
• A személyes adatokhoz való hozzáférést, azok törlését, módosítását, vagy kezelésének korlátozását, az adatok hordozhatóságát csak írásban (postai úton, vagy e-mail-ben) tudja az érintett kezdeményezni.
• Az adatkezelés jogalapja:
  • A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a)b)c) és f) pontjai.
  • A szerződésből eredő követelések érvényesítése esetén a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:21 §-a szerint 5 év.
• Tájékoztatni kell megrendelőinket, hogy
  • az adatkezelés szerződés teljesítéséhez és ajánlat adásához szükséges.
  • köteles a személyes adatokat megadni, hogy tudjuk a rendelését/egyéb kérését teljesíteni.

Az adatkezelésről a következő linken többe olvashat: https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1600679.EUP

Következő bejegyzésünk címe: Cégmódosítás

A székhelyszolgáltató kiválasztásakor körültekintőnek kell lenni, különben könnyen beleszaladhatunk olyan problémákba, amelyek aztán sok bosszúságot tudnak nekünk okozni. Ha szükségünk van székhelyszolgáltatóra, akkor legelőször kutakodjunk egy kicsit a neten, sok mindent megtudhatunk a jogszerű működésről, megbízhatóságról.

• Érdemes megnézni, hogy az adott szolgáltató mióta tartja fenn folyamatosan a működését. Nyilván egy harminc éve működő társaság már eleve egy biztonsági érzést sugall egy frissen alapított társasággal szemben.
• Nézzük meg azt is, hogy milyen adatok állnak rendelkezésre honlapjukon, milyen tájékoztatást kapunk ott!
• Vizsgáljuk meg, hogy milyen ingatlanban végzi tevékenységét. Tudni kell azt, hogy bérlet –nem a társaság tulajdonában lévő ingatlannál- esetén a jogszerű működésnek feltétele, hogy a társaság a területileg illetékes Földhivatalnál a székhely-szolgáltatási tevékenységet az ingatlan tulajdoni lapjára bejegyeztesse. Ezt ellenőrizhetjük a Földhivatalnál, vagy kérhetjük a társaságot, hogy az erről szóló határozatot mutassa be nekünk. Ez azért fontos, mert erősíti a bizalmunkat, hiszen a leendő partnerünk nem tud eltűnni egyik napról a másikra. Magam is tapasztaltam, hogy egyes konkurens partnerek ennek nem tesznek eleget, mivel ez a szolgáltatást igénybe vevőknél nem mindig merül fel kérdésként.
• A kiválasztásnál mindig fontos lehet a székhelyszolgáltató területi elhelyezkedése, hiszen nagy előnnyel jár az, ha utunkba esik, bármikor be tudunk hozzá szaladni.
• Egyes csomagjainkhoz tárgyaló használatot is kínálunk, ami szintén előny lehet, hiszen mint „saját” irodánkban tudjuk a partnereinket fogadni, vendégül látni.
• A jogszabály egyértelműen nyilatkozik arról, hogy a szerződött partnerünk neve feltűntetett legyen az épületen, a közterületről jól látható módon. Bennem az is bizonytalanságot támaszt, amikor több szolgáltató ezt úgy oldja meg, hogy kirak A 4-es papíron egy listát, hogy kiknek a képviseletét látja el. Más szerintem az, ha a székhelyszolgáltató épületének a falán egy 60 cm x 12,5 cm-es cégtáblán szerepel egy-egy megbízónk neve, még ha ez nagyon helyigényes is.
• Egy jól előkészített honlap nagyon sokat árulkodik gazdájáról. Kellően tájékoztat a szolgáltatásról, felkínálja a lehetőségét, hogy kipróbálva magunk is meggyőződhessünk az ott ígért szolgáltatásokról, megmutatja, hogy miképp néz ki az épület, tájékoztat a pontos helyéről. A mi honlapunk elkészítésénél fontosnak tartottam, hogy a kapcsolat felvétele előtt tájékozódni tudjon az ügyfelünk munkatársaink nevéről, fényképéről. Eleve bizalmat táplál az, ha az érdeklődésemre a telefont az veszi fel, akit már láttam a honlapon, e-mail-ben tőle kapok választ, a személyes találkozáskor már ismerősként láthatom.
• Természetesen ez a megnyilvánulás nem csak ebből a szempontból érdekes, hanem saját érdekünket is szolgálja. Így megfelelünk minden jogszabálynak, így nem lehet belekötni működésünkbe. Egy esetleges NAV ellenőrzéskor nem szorul ökölbe a gyomrunk, nyílt partneri együttműködésben tudunk velük egyeztetni. Több tucat ellenőrzést átéltünk már, egyetlen alkalommal sem találtak hibát működésünkben az ellenőrök. A képviselt cégek NAV ellenőrzése sűrű, így az ellenőrök sokszor már rutinból jönnek hozzánk, ismerik kolléganőimet. Egy-egy ilyen ellenőrzés ma már negyed óránál többet nem is vesz igénybe, hiszen jól ismerik működésünket.
• Az először bizalmatlan leendő ügyfeleinknek mindig javaslom, hogy látogassanak meg bennünket, saját szemükkel lássák, tapasztalják, hogy mit ajánlunk. Általános tapasztalatom, hogy még nem akadt olyan partnerünk, aki a tapasztaltak alapján, amiatt nem kötött volna velünk szerződést.

Általánosságban a jelmondatunk az, hogy „Ha egy ügyfélnek egy valamiben is igaza van, akkor mindenben igaza van!”. Tehát arra törekszünk, hogy kifogás terén egyetlen terület se legyen olyan, amibe jogosan bele lehetne kötni.

S végül még egy szempont, ami véleményem szerint a partnereink bizalmát erősíti. Mi szolgáltatni szeretnénk, ami együtt jár némi alázattal, kedvességgel. A mai világban értékelendő, ha egy szolgáltató munkatársa kedves, figyelmes velünk, s nem unalommal, gépiesen végzi munkáját.

A jogszerű székhelyszolgáltatói tevékenység feltételeiről itt is olvashat:

https://pei.nav.gov.hu/szekhelyszolgaltatok/szekhelyszolgaltatok

Következő bejegyzésünk címe: Adatkezelés, GDPR

Ez egy olyan téma, ami tulajdonképpen a tevékenységünket meghatározza. Nyilván mi szeretnénk lenni azok, akik az értékarány szerint a legjobbat szeretnénk nyújtani. Mik is határozzák meg a tevékenységünket?

• Őszinték és nyíltak legyünk!
• Ne ígérjünk olyat, amit nem tudunk, vagy nem teljesítünk!
• Ne a kisbetűs felsorolások között tűntessük fel azokat a feltételeket, amiért esetleg nem vállalunk felelősséget, illetve nem teljesítjük azokat!
• Törekedjünk az ár-értékarány betartására!
• Tájékoztassuk előre ügyfeleinket, hogy mi mit nyújtunk, mit vállalunk fel, mire számítson!
• Ne az ügyfél megszerzése legyen az elsődleges szempont!

Nézzük ezeket az elvárásokat részletesen:

Meggyőződésem, hogy ha a jövő ügyfelével őszinték, nyíltak vagyunk, akkor ő a székhelyek összehasonlítása szerint azt a képviselőt fogják választani, aki bizalmas lesz vele, akivel szemben érzi, hogy őt valóban az elvárásoknak megfelelően fogja képviselni. Ezért alakítottuk ki a három különböző csomag ajánlatunkat, egyre fokozott szolgáltatással, a megkötött különböző fizetési időkkel kapcsolatos kínálatunkat. Sajnos tapasztalatból tudom, hogy sok szolgáltató ezt a szempontot nem tekinti „barátinak”, inkább hivatalosnak.

Hasonló a tapasztalatom azzal kapcsolatban is, hogy mit ígér egy székhelyszolgáltató, s ezzel szemben mit szolgáltat. A reklámban, ajánlatban sokszor szerepel olyan, ami aztán a szerződésben nincs feltűntetve, vagy csak csökkentett tartalommal. Ezért mi előzetesen mindig megküldjük az érdeklődőknek a szerződéstervezetünket, annak összes mellékletével. Ezen alapon a székhelyszolgáltatókat úgy tudják összehasonlítani, hogy rólunk teljes képet kapjanak előzetesen. Tudom, hogy az előzetes tájékoztatás ezzel kapcsolatban ritkán éri el az általunk küldött olvasnivalót. Nyilván ez az információ hiány sokakat megvezet, nem is gondol sok olyan ügyintézésre, ami felmerülhet a későbbiek során. Sajnos sokszor előfordul, hogy a sok anyag miatt nem olvassák végig, illetve csak felületesen a megküldött anyagot.

Láttam olyan ajánlatot, ahol csak utalás van bizonyos feltételekre, illetve a szokásos „kisbetűs” részben szerepelnek olyan feltételek, amelyek később az ügyféllel szemben felhasználható annak vélt szerződésszegése esetén. Ilyenek lehetnek:

            – esetleges NAV ellenőrzéskor nem képviselik teljes körűen a megbízóikat,

            – NAV ellenőrzés esetén mindig az ügyfél mulasztására hivatkoznak,

            – nincs pontosan megfogalmazva, hogy mi az ő kötelességük,

            – bizonyos esetekben egyoldalúan módosíthatnak.

Mi ezzel úgy vagyunk, hogy mindenről tudjon a leendő ügyfelünk, ne érhesse őt semmi meglepetés az együttműködésünk során. Sokszor hívjuk fel partnereink figyelmét arra, hogy olvassa el a kapott anyagot, mert látjuk, hogy átszaladt bizonyos kérdéseken. Nem az ügyfél megszerzése, hanem a sokáig tartó együttműködés mindkettőnk célja. Reméljük!

Az ár a legnagyobb nehézség! Sokan csak ezt nézik, s a másik oldalon ezzel maximálisan visszaélnek. Ezért törekednünk kell arra, hogy próbáljunk az alsó árszínvonalon maradni, bármennyire is szorít bennünket is a társadalmi kötelezettség. Vegyék azonban figyelembe azt, hogy fent kell tartani egy céget, kulturált irodát, tárgyalót, állandó recepciót. Nem árulok el titkot, hogy egy ügyintéző kolléganő maximum 80-90 ügyfelet tud ellátni úgy, hogy azzal a kiszolgálással az ügyfelek is elégedettek legyenek. Számoljanak egy kicsit! Ennek határát súrolják a befizetett díjak. Megállapítható, hogy aki ennél alacsonyabb áron kínálja a szolgáltatását, az nem is lesz teljes körű, nem lesz elégedett az ügyfél. Hiányos lesz a kiszolgálása, nem tudja teljesíteni a székhelyszolgáltató a rá nehezedő kötelezettségeit. Ezek lehetnek:

• lassú kiszolgálás,
• hanyag postai átvétel,
• téves postabontás,
• nem azonnali továbbítás,
• karácsonyi időszakban nem tartott ügyelet.

Mint ahogy korábban is említettem, az ügyfél minél teljesebb előzetes tájékoztatása alapelv. Többen pártoltak át más székhelyszolgáltatóktól hozzánk azért, mert eredendően nem azt ígérték neki, amit végül kaptak. Csak örülni tudok neki, hogy tőlünk még ilyen okból senki nem távozott. Sőt, nem a reklám helye, de elégedetlenség miatt még senki nem hagyott el bennünket! Nyilván volt lemorzsolódás, de jellemzően a tevékenység megszűnése volt az ok. Előfordul olyan is, amikor székhelytemetőnek (amikor valaki így akar a hatóságok elől eltűnni, de aztán előlünk is) tekintenek bennünket, s mi mondjuk azt, hogy ezt köszönjük, de nem!

Sokszor döbbenten néznek rám, amikor azt képviseljük, hogy inkább ne kössünk üzletet, mert mi valóban a jogszabályok betartásával, tartós kapcsolatra törekszünk, hosszú távon gondolkozunk. Nem egy olyan elégedett ügyfelünk van, aki kezdetünktől fogva ma is örül annak, hogy velünk kötött megállapodást, ami munkánk elismerése. Többen voltak olyanok, akik tájékozódtak működésünk lényegével, s inkább nem kötöttek velünk üzletet. Ehhez azonban hozzáteszem, hogy a NAV szinte minden napos látogatónk, de még a törvények és jogszabályok szerint működő szerződött partnereinknél soha nem talált kivetnivalót, többször mi tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy ellenőrzésük történt nálunk.

Ehhez a blogunkhoz nem tudunk más információt adni, mivel mindenki tartózkodó a témával kapcsolatban.

Következő bejegyzésünk címe: Székhelyszolgáltatások nyilvántartása