Hogyan kell bejelenteni azt, ha változott a székhelye a cégemnek?

Tapasztalatom szerint sokan nincsenek tisztában azzal, hogy ha székhelyük, telephelyük keletkezik, áthelyezésre kerül, illetve megszűnik, akkor mi a teendő.

Először is nézzük meg mi is a székhely és mi a telephely.

A vállalkozások számára kötelező, hogy székhellyel rendelkezzenek. Általában ez az a hely, ahol a vállalkozás ügyintézése zajlik, ahol az működik. Ez abban az esetben él, ha a vállalkozás (cég vagy egyéni vállalkozás) jogosult azt használni, azaz a tulajdonában van (a tulajdoni lappal hitelt érdemlően bizonyítva), illetve a cégalapítási okiratban megnevezett. Székhelyként megjelölhető még olyan helyszín is, amelyik használatára a vállalkozás székhelyszolgáltatási szerződés alapján jogosult, természetesen a törvényi előírásoknak megfelelően.

Telephelyként más is megnevezhető, ahol a székhelytől eltérő címen gazdasági tevékenységet folytat a vállalkozás, de ezt is szerepeltetni kell a cégjegyzékben

Fontos megjegyezni, hogy sok vállalkozás elfelejti az üzemelő bérleményeit (pl. raktár), ahol a szükséges iratait az előírásoknak megfelelően megőrzi, tárolja. Sokan nem gondolnak arra sem, hogy az IPA szempontjából nézve a 30 napot elérő építőipari tevékenység is telephely-képzés, amivel viszont az önkormányzatok nagyon is tisztában vannak. Telephelynek minősül a helyi adókról szóló törvény szerint „az adóalany olyan állandó üzleti létesítménye (ingatlana) – függetlenül a használat jogcímétől -, ahol részben vagy egészben iparűzési tevékenységet folytat, azzal, hogy a telephely kifejezés magában foglalja különösen a gyárat, az üzemet, a műhelyt, a raktárt, a bányát, a kőolaj- vagy földgázkutat, a vízkutat, a szélerőművet (szélkereket), napelem-erőművet, az irodát, a fiókot, a képviseletet, a termőföldet, a hasznosított (bérbe vagy lízingbe adott) ingatlant, az ellenszolgáltatás fejében igénybe vehető közutat, vasúti pályát”

Mi a teendő székhelyváltoztatás esetén?

A hivatalos ügyintézés során az egyablakos rendszernek köszönhetően a NAV szinte azonnal értesül a vállalkozás székhelyéről, ezt nem kell egy új vállalkozás esetén külön bejelenteni. Viszont egyértelműen bejelentési kötelezettsége van olyan székhely esetén, amely nem szerepelt korábban a cégnyilvántartásban, illetve a szerződés szerinti székhelyszolgáltatás létrejöttekor.

Az egyablakos rendszernek köszönhetően az adóhivatal automatikusan értesül a vállalkozás székhelyéről, ezt már nem kell új vállalkozás, vagy székhelymódosítás esetén bejelenteni. Azonban bejelentési kötelezettségterheli a vállalkozást minden olyan székhelyről, telephelyről, mely nem szerepel a cégnyilvántartásban, valamint bejelentési kötelezettség van a szerződés szerint igénybe vett székhely-szolgáltatással kapcsolatosan is, továbbá az engedélyhez kötött székhely, illetve telephely keletkezése esetén is.

A hivatalok próbálnak közös adatbázisból dolgozni, illetve figyelni a változtatásokra, azonban ezt nem szabad készpénznek vennünk, a székhely, telephely változtatásokról, megszűntetésekről célszerű -és törvényes kötelezettségünk is- a megfelelő helyekre a bejelentést megtenni. Nem szabad magától értetődőnek venni, hogy egy vállalkozás székhelyváltoztatása magától bekerül a cégbírósági nyilvántartásba.

Természetesen ne feledkezzünk meg értesítést küldeni a partnereinknek, hiszen a szállítói számlákon is fontos a pontos székhelyünk megnevezése. Mind a vevő, mind a szállítói számlákon az adószámunknak is pontosnak kell lenni, azaz ha csak a területileg illetékes adóhatóság miatt is változik az adószámunk, akkor azt is javítani szükséges, továbbá számlázó program használta esetén annak adatbázisában is el kell végezni a módosítást.

A társaság adataiban történő változásokat (így a székhelyváltozást is) annak bekövetkezésétől számított 15 napon belül kell megtennünk a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé. Amennyiben ezt elmulasztjuk, akkor mulasztási bírság kiszabására számíthatunk, akár 500.000.- Ft-ig terjedő mértékben.

Bejelentési kötelezettségünk van az önkormányzatok felé is, de ezek eltérőek lehetnek. Minden esetre célszerű a területileg illetékes önkormányzatnál a bejelentés megtétele, sok kellemetlenségtől óvhatjuk meg magunkat.

További információk a témával kapcsolatban az alábbi linken olvashatóak:

https://accace.hu/szekhely-keletkezes-athelyezes-megszunes/

Következő havi bejegyzésünk címe:
Mit kell tudni az IPA-ról a székhelyszolgáltatás kiválasztásánál?