Meghatalmazások, átvételek
Az alábbiakban egy olyan esetet mutatunk be, ami bemutatja mennyire fontosak a székhelyszolgáltásunk személyes kapcsolatai a postával, hogy minden ügyfelünket a lehető legkevesebb ügyintézéstől óvjuk, és a leggördülékenyebben menjen a postai küldemények kézbesítése.
Egyszerű dolognak tűnik, de minden hatóság, ügyintéző, posta szempontjából különös megítélés alá esik. Nem akarom bántani a postát, de még 30 éve, a társaságunk indítása után nekem is meglepetést okozott, amely álláspontját egyébként a mai napig érvényben tartja.
Akkor még egy bérleményben kezdtük mi is, s mint általában a Karácsony és Újév között szabadságon voltunk mindnyájan. Közben érkezett hatósági küldemény, az értesítőt a postás bedobta a postaládánkba. Erre számítva időnként jómagam, mint magad urad, ha szolgád nincs, bementem az irodánkba. Megtalálva a postai értesítőt bementem a postai küldeményért az illetékes postahivatalba. Szerencsére felkészülve, minden iratot vittem magammal. ( Zárójelben megjegyzem, hogy az egyébként az irodában tartózkodó alkalmazottak mindegyike rendelkezett az állandó kézbesítő előtt, általa ellenőrzött meghatalmazással tőlem, mint ügyvezetőtől, hivatalos meghatalmazással a postai küldemények átvételére, vagyis minden irat ilyen formában átvételre került.) Nem gondoltam volna, milyen ügyintézés vár rám az ünnepek között! Át kellett mennem egy másik hivatali részbe, ott az összes papírral igazolva magam, mint ügyvezető meghatalmaztam saját magam, mint magánszemélyt, hogy a cégünkhöz érkező postai küldeményeket jogosult legyek átvenni. Ezután a kapott „jogosítvánnyal” visszamehettem az értesített küldemények átvételéhez, majd ott is ezzel a papírral, valamint személyi igazolvánnyal igazolva magam megkaphattam az értesített küldeményt.
Ezen példa alapján tudtam, hogy erre a székhelyszolgáltatási tevékenységünk megkezdésekor figyelnünk kell, a posta külön jogszabályalkotásába valahogy integrálni kell magunkat. Így is volt!
Természetesen az alkalmazottaink –akik az ügyfélszolgálattal kapcsolatban vannak- meghatalmazottak, hogy a társaságunkhoz érkező küldeményeket átvehessék. Engem, mint ügyvezetőt számtalanszor ellenőriztek, többször kérték az alapító okiratot illetve az aláírási címpéldán eredeti példányát. Ezen könnyen túlléptünk. Jött azonban az első székhelyszolgáltatási ügyfelünk. Neki be kellett menni az illetékes postahivatalba, ott, az ügyintéző előtt az irataival személyesen meghatalmazást adni a társaságunknak a postai küldemények átvételére. Igen ám, de amikor jött az első küldeménye, akkor a kézbesítőnek nem volt elég a kollégám társasági meghatalmazása, hiányolta, hogy nem személyesen ő kapta a meghatalmazást a szerződött partnerünktől. Gondolják végig az életszerűtlenségét! A posta úgy gondolta, hogy ügyfelünk adjon meghatalmazást cégünknek, s egyben az egyik alkalmazottunknak is a küldeményei átvételére. S mi van akkor, ha éppen a megnevezett személy nincs ott? Végül személyes találkozót kértem a posta vezetőjétől, akivel az ésszerűségben megállapodtunk, s így zavartalan a kézbesítés. Megtudtam, hogy ha állandó kézbesítőnk van, akkor ő is jogosult a meghatalmazás hitelesítésére, nem kell a szerződött partnerünknek külön a postára fáradnia. Igen ám, de ha helyettes a kézbesítő, az egész dugába dől, ő már nem jogosult erre a hitelesítésre.
Egyébként is valami gond van még a hivatalos ügyintézésben. Előfordult, hogy nyitvatartási időn kívül kézbesítettek szerződött partnerünknek, s értesítést találtunk. Meghatalmazott kollégám bement a postahivatalba, s a meghatalmazások ellenére nem adták ki neki a küldeményt. Telefonon felhívtam a hivatal vezetőjét –akivel megállapodtam- aki elnézésemet kérte, közölte, hogy sajnos minden kolléganője nem tud a megállapodásunkról, de ha most bemegyünk, ő szól nekik, s kiadják a küldeményt. Így is történt.
De az a mai napig nem derült ki, hogy ha nincs személyes kapcsolatom, mi hiányzik ahhoz, hogy hivatalból is kézbesítési partnernek tekintsen a posta. Egyébként számunkra természetes, hogy a partnereinkkel, így a postával is jó kapcsolatot ápoljunk, de ez fontos is, mert egyéb esetben ők is mellőzik a jóindulatot, megértést.
A postai meghatalmazásról itt is olvashat:
https://www.posta.hu/kuldemeny_erkezese/meghatalmazas
Következő bejegyzésünk címe: Székhelyszolgáltatások összehasonlítása
