Székhelyszolgáltatások nyilvántartása

A székhelyszolgáltató kiválasztásakor körültekintőnek kell lenni, különben könnyen beleszaladhatunk olyan problémákba, amelyek aztán sok bosszúságot tudnak nekünk okozni. Ha szükségünk van székhelyszolgáltatóra, akkor legelőször kutakodjunk egy kicsit a neten, sok mindent megtudhatunk a jogszerű működésről, megbízhatóságról.

• Érdemes megnézni, hogy az adott szolgáltató mióta tartja fenn folyamatosan a működését. Nyilván egy harminc éve működő társaság már eleve egy biztonsági érzést sugall egy frissen alapított társasággal szemben.
• Nézzük meg azt is, hogy milyen adatok állnak rendelkezésre honlapjukon, milyen tájékoztatást kapunk ott!
• Vizsgáljuk meg, hogy milyen ingatlanban végzi tevékenységét. Tudni kell azt, hogy bérlet –nem a társaság tulajdonában lévő ingatlannál- esetén a jogszerű működésnek feltétele, hogy a társaság a területileg illetékes Földhivatalnál a székhely-szolgáltatási tevékenységet az ingatlan tulajdoni lapjára bejegyeztesse. Ezt ellenőrizhetjük a Földhivatalnál, vagy kérhetjük a társaságot, hogy az erről szóló határozatot mutassa be nekünk. Ez azért fontos, mert erősíti a bizalmunkat, hiszen a leendő partnerünk nem tud eltűnni egyik napról a másikra. Magam is tapasztaltam, hogy egyes konkurens partnerek ennek nem tesznek eleget, mivel ez a szolgáltatást igénybe vevőknél nem mindig merül fel kérdésként.
• A kiválasztásnál mindig fontos lehet a székhelyszolgáltató területi elhelyezkedése, hiszen nagy előnnyel jár az, ha utunkba esik, bármikor be tudunk hozzá szaladni.
• Egyes csomagjainkhoz tárgyaló használatot is kínálunk, ami szintén előny lehet, hiszen mint „saját” irodánkban tudjuk a partnereinket fogadni, vendégül látni.
• A jogszabály egyértelműen nyilatkozik arról, hogy a szerződött partnerünk neve feltűntetett legyen az épületen, a közterületről jól látható módon. Bennem az is bizonytalanságot támaszt, amikor több szolgáltató ezt úgy oldja meg, hogy kirak A 4-es papíron egy listát, hogy kiknek a képviseletét látja el. Más szerintem az, ha a székhelyszolgáltató épületének a falán egy 60 cm x 12,5 cm-es cégtáblán szerepel egy-egy megbízónk neve, még ha ez nagyon helyigényes is.
• Egy jól előkészített honlap nagyon sokat árulkodik gazdájáról. Kellően tájékoztat a szolgáltatásról, felkínálja a lehetőségét, hogy kipróbálva magunk is meggyőződhessünk az ott ígért szolgáltatásokról, megmutatja, hogy miképp néz ki az épület, tájékoztat a pontos helyéről. A mi honlapunk elkészítésénél fontosnak tartottam, hogy a kapcsolat felvétele előtt tájékozódni tudjon az ügyfelünk munkatársaink nevéről, fényképéről. Eleve bizalmat táplál az, ha az érdeklődésemre a telefont az veszi fel, akit már láttam a honlapon, e-mail-ben tőle kapok választ, a személyes találkozáskor már ismerősként láthatom.
• Természetesen ez a megnyilvánulás nem csak ebből a szempontból érdekes, hanem saját érdekünket is szolgálja. Így megfelelünk minden jogszabálynak, így nem lehet belekötni működésünkbe. Egy esetleges NAV ellenőrzéskor nem szorul ökölbe a gyomrunk, nyílt partneri együttműködésben tudunk velük egyeztetni. Több tucat ellenőrzést átéltünk már, egyetlen alkalommal sem találtak hibát működésünkben az ellenőrök. A képviselt cégek NAV ellenőrzése sűrű, így az ellenőrök sokszor már rutinból jönnek hozzánk, ismerik kolléganőimet. Egy-egy ilyen ellenőrzés ma már negyed óránál többet nem is vesz igénybe, hiszen jól ismerik működésünket.
• Az először bizalmatlan leendő ügyfeleinknek mindig javaslom, hogy látogassanak meg bennünket, saját szemükkel lássák, tapasztalják, hogy mit ajánlunk. Általános tapasztalatom, hogy még nem akadt olyan partnerünk, aki a tapasztaltak alapján, amiatt nem kötött volna velünk szerződést.

Általánosságban a jelmondatunk az, hogy „Ha egy ügyfélnek egy valamiben is igaza van, akkor mindenben igaza van!”. Tehát arra törekszünk, hogy kifogás terén egyetlen terület se legyen olyan, amibe jogosan bele lehetne kötni.

S végül még egy szempont, ami véleményem szerint a partnereink bizalmát erősíti. Mi szolgáltatni szeretnénk, ami együtt jár némi alázattal, kedvességgel. A mai világban értékelendő, ha egy szolgáltató munkatársa kedves, figyelmes velünk, s nem unalommal, gépiesen végzi munkáját.

A jogszerű székhelyszolgáltatói tevékenység feltételeiről itt is olvashat:

https://pei.nav.gov.hu/szekhelyszolgaltatok/szekhelyszolgaltatok

Következő bejegyzésünk címe: Adatkezelés, GDPR