Ügyfelek fogadása a székhelyen

A székhelyszolgáltatási szerződések előzetes megbeszélése során felmerült már az a kérdés, hogy mi történik akkor, ha a szolgáltatást igénybevevő ügyfele, partnere, dolgozója felkeres bennünket, akkor mit teszünk?

Előfordul, hogy felmerülnek kérdések, és a cégek után érdeklődnek.

Nálunk partnereink minden adata biztonságban van, nem adunk ki

• nevet
• telefonszámot
• e-mailcímet
• egyéb elérhetőséget
• bármilyen cégadatot
• levelezéssel és ügymenetekkel kapcsolatos adatokat

A fentieket kifejezetten végjük, az alábbiakban részletezem, mert vannak kivételes esetek:

Alapszabály, hogy az adatvédelmi törvénynek megfeleljünk. Minden szerződő partnerünk megismeri az adatvédelmi szabályzatunkat. Ezt minden cégnek, aki személyes adatokkal dolgozik el kell készítenie, s ezt a hatóságok ellenőrzik is.

Ennek megfelelően kizárólag a szerződőnek, meghatalmazottjának, illetve a hatóságnak adunk bármilyen felvilágosítást. Vagyis bárki más megkeresését visszautasítjuk, esetleg tájékoztatjuk arról, hogy a nyilvános adatokhoz hogyan fér hozzá. Így történik ez akkor is, amikor a cég ügyfelei megjelennek a székhelyszolgáltatónál.

Sokszor emberileg megérthető magyarázattal érkezik hozzánk a cég ügyfele, de nem tudunk neki segíteni, felé érzelem nélkül csak a törvényes választ adjuk. Példaként említem, hogy jött hozzánk egy „alkalmazottja” a cégnek, hogy nem éri utol az ügyvezetőt, kérne valami lehetőséget. Tájékoztattuk, hogy mi semmi felvilágosítást azon kívül, hogy a székhelye nálunk van a cégnek, nem tudunk kiadni. Javasoltuk neki, hogy fedezze fel a cégnyilvántartásban a nyilvános adatokat, abban szerepelnie kell az általa keresett ügyvezetőnek is. Csalódottan távozott. Olyan is előfordult, hogy a székhelyen remélték utolérni a céget az ügyfelei. Ez esetben azt vállaltuk fel, hogy a cég által megadott e-mail címen mi értesítettük a céget, hogy ki és miért kereste, illetve az ügyfele visszahívást kér. De még az e-mail címet sem adtuk ki az ügyfélnek.

Természetesen abban az esetben, ha a székhelyszolgáltatást igénybe vevő fogadja a vendégét, akkor biztosítjuk neki a tárgyaló igénybe vételét.

Ez a szemlélet még a küldemények átvételére is szigorúan vonatkozik. Csak annak adunk ki érkezett levelet, csomagot, akit a szerződéskor felhatalmaztak erre a székhelyszolgáltatási szerződést megkötők.

Ugyanígy járunk el akkor is, ha telefonon keresztül érdeklődnek bármilyen adat után. A magánszemélyek adatait éppen olyan titoktartással kezeljük, mint a vállalkozásokét, cégekét.

Csak egyetlen egy esetben adunk ki adatokat, és akkor is csak a legszükségesebbet amit kérnek:

Hatósági megkeresés esetén természetesen más a helyzet. Ekkor a törvényben is előírt adatokat, dokumentumokat kötelesek vagyunk kiadni. Azonban ebben az esetben is tárgyilagosak maradunk, humorosan megfogalmazva csak arra válaszolunk, amit kérdeznek, s amiről kötelesek vagyunk őket tájékoztatni. NAV vizsgálat alkalmával tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy keresték őket.

Ha az adatvédelmi szabályzatunk tartalmáról többet szeretne tudni, kattintson a https://szekhelybp.hu/wp-content/uploads/2023/11/Szikra-Kft_Adatve%CC%81delmi-szaba%CC%81lyzat.pdf linkre.

Következő bejegyzésünk címe: Kitéve a székhelyszolgáltatónak