A székhelyszolgáltatás egyik fő tevékenysége, hogy segít bennünket abban, hogy akár a hivatalos, akár ez egyéb postai küldeményeket biztosan megkapjuk, ne kelljen a postást várni, illetve a hivatalos küldeményekért a postára szaladgálni, ott kivárni az éppen fél órás sort.

Mi, mint székhelyszolgáltató munkanaponként a normál munkaidőben (H-Cs 8.00-16.00, P 8.00-15.00) folyamatos recepciót működtet, ahol a szerződött partnerek küldeményeit átvesszük. Átvételre csak a cégünknél alkalmazásban álló meghatalmazással bíró ügyintéző jogosult.  Ennek kezelése változó, és a különböző szolgáltatási csomagokban más és más, egyre komfortosabban kiszolgálva ügyfeleinket az ő igényük szerint. Recepciónkon lehetőség van az érkezett küldemények átvételére. Az át nem vett leveleket, értesítéseket mindaddig megőrizzük, amíg a felhatalmazott átvevő nem jelentkezik érte. Természetesen hosszabb tartalmú meg nem jelenés esetén ismételt értesítést küldünk.

• Minimum csomagunk tartalmazza, hogy az érkezett nem tértivevényes küldeményeket átvesszük, s arról e-mailben azonnal értesítjük ügyfelünket. Lehetőség van a tértivevényes és hivatalos levelek átvételére is, azonban ehhez szükséges ügyfelünk részéről a hivatalos postai meghatalmazás cégünk részére, amelynek ügyintézésében szívesen segítünk. Amennyiben nem helyettesítő kézbesítő van, abban az esetben lehetőség van arra, hogy partnerünk az irodánkban adja meghatalmazását, s így teljes körűen elintézzük azt. Ha Ön nem kívánja ezt a szolgáltatást igénybe venni, akkor postásunk a tértivevényes, hivatalos küldemények esetén csak értesítőt hagy arra vonatkozóan, hogy a postán átvehető a küldemény. Ekkor e-mailben azonnal csak arról értesítjük, hogy értesítőt hagyott a kézbesítő Önnek.
• Optimum csomagunkban a minimum csomag tartalmán felül már nyújtjuk azt a szolgáltatást is, hogy a küldeményeket felbontjuk, szkenneljük, s haladéktalanul e-mailben megküldjük ügyfelünknek.
• Prémium csomagunk igénybe vétele esetén az optimum csomagban foglaltakon túl további szolgáltatásunk a postai utánküldés lehetősége, azonban ezt a szerződésben külön rögzíteni szükséges az érvényes rendelkezések miatt.

Amennyiben székhelyszolgáltatási szerződésünk valamely okból megszűnik, az estben a küldeményeket nem vesszük át, megszűnt székhely jelzéssel visszairányíttatjuk a feladóhoz.

Következő bejegyzésünk címe: Kockázati kérdőív

Ahogy a rendelet előírja: „A cég a szerződésben köteles meghatározni azon iratait (azok fajtáit), amelyeket a székhelyen kíván őrizni, rendelkezésre tartani. Ezen iratok köre legalább a cég cégiratait, hatósági engedélyeit, az adóhatósághoz történő adatbejelentési kötelezettségeivel összefüggő iratait, valamint a számviteli törvény szerinti beszámolóját jelenti.”

Vagyis részben ahogy a megrendelő kívánja, de kötelezően kiterjed a cég cégirataira, hatósági engedélyeire, az adóhatósághoz történt adatbejelentéseivel összefüggő iratait, valamint az éves beszámolóit a számviteli törvény szerint.

Miért is kéne, hogy így történjen? Ha a NAV ellenőrzést folytat a székhelyen, akkor jogában áll betekinteni ezen iratokba. A székhelyszolgáltató köteles átadni valamennyi iratot a hatóság képviselőinek.

A kötelező iratokon kívül természetesen lehetősége van a cégnek a többi iratot máshol őrizni (lakcímén, könyvelőnél, stb.), azonban ezt a székhely szolgáltatási szerződésen túl a székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégnek az ügyfélkapun keresztül elektronikus nyomtatványon be kell jelentenie a hatóságnak. Ellenkező esetben semmis a bejelentés.

Ha az ellenőrzés során az ellenőrök a céges iratokat nem találják, a legrosszabb következhet, jogukban áll a forgalmat megbecsülni.

Tudni kell, hogy a NAV-hoz az is bejelentési kötelezettséggel jár, ha az iratokat, számlákat, szerződéseket a cég a könyvelőnél őrzi. Ezzel az Adótanácsadók Egyesülete nem értett egyet, azonban a NAV a válaszában egyértelművé tette ezt a kötelezettséget.

Sajnos ez a kötelezettség nem ismert a vállalkozók körében, nem is nagyon foglalkoznak vele. Ritka az a székhelyszolgáltatást igénybe vevő aki az alapiratokon felül például a számviteli törvény szerint előírt éves beszámolóját –a kérésünk ellenére- megküldi. Természetesen ennek hiánya nem a székhelyszolgáltatót terheli. Az eddig megélt ellenőrzések során kivétel nélkül kérték és jegyzőkönyvezték a hatóság ellenőrei a nyilatkozatot, illetve a rendelkezésünkre álló céges iratokat. Ezek hiánya nem jó pont az ellenőrzés során a cégnek.

Társaságunk minden szerződéskötéskor kéri ezeket, írásban nyilatkoztatjuk partnereinket erről a kötelezettség ismeretéről, s minden év májusát követően írásban kérjük az elérhetőségi címükön az éves beszámoló megküldését. Kevés rá a hajlandóság, pedig sok kellemetlenségtől óvnák meg magukat egy e-mail megküldésével. Ráadásul nyilvános adatokról van szó, ezért sem érti az ember ezt a fajta érdektelenséget.

Létezik olyan is, hogy az iratőrzésre a cég külföldi címet ad meg. Ekkor a NAV nem tudja lefoglalni azokat, miután külföldön nem végezhet ellenőrzést. Ez esetben kötelezni szokta a cégeket, hogy az iratokat a hivatalba kéreti. Az ügyfélnek ez azért lehet előnyös, mert ez esetben van ideje papírokat pótolni, rendezni az iratokat. Természetesen ez nem vonatkozik azon iratokra, amelyeket a székhelyszolgáltatás során kell az ügyfélnek a szolgáltató részére leadni.

További információkat az alábbi oldalon olvashat: https://ado.hu/szamvitel/az-iratorzesi-kotelezettseg/

Következő bejegyzésünk címe: Székhely postakezelés

Először is tisztázzuk, miért is kiemelt a CSOK-ot igénybevevők székhelyének a kérdése:

Korábban sokszor szembesültek azzal, hogy a CSOK-kal terhelt ingatlanjukba a törvény szerint nem lehetett bejelenteni székhelyként sem az egyéni, sem a társas vállalkozást.

2019. júliusában módosult a rendelkezés, ma már a törvény engedi, hogy egyéni vállalkozó és olyan társas vállalkozás, amelynek az ingatlan tulajdonosa többségi tag, székhelyként megnevezheti a lakását. Az idézet rendelkezés:

“Nem minősül a lakáscéltól eltérő hasznosítás tilalma megsértésének az, ha az igénylő a családi otthonteremtési kedvezményből vásárolt vagy épített új lakást a legalább többségi tulajdonában álló gazdasági társaság – ide nem értve a részvénytársaságot –, vagy egyéni vállalkozói tevékenységet folytató igénylő esetében az egyéni vállalkozás székhelyeként bejelenti.”

Azonban ez esetben is szab feltételt a törvényalkotó:

1. A bejelentett cég nem folytat mezőgazdasági tevékenységet, ideértve a mezőgazdasági termékek termelését, feldolgozását és forgalmazását,
2. A bejelentett cég nem exportál más EU-s országba,
3. A bejelentett cég esetében az elmúlt 3 pénzügyi évben a CSOK támogatás és egyéb csekély összegű (de minimális) EU-s támogatások együttes összege nem éri el a 200 000 eurót. Áruszállítást és közúti fuvarozást végző vállalkozások esetében az elmúlt 3 pénzügyi évben a CSOK támogatás és egyéb csekély összegű EU-s támogatások együttes összege nem érheti el a 100 000 eurót.
4. A CSOK kedvezményezett ingatlanra nem vett igénybe más, csekély összegű Európai Uniós támogatást.

Ez egy lényeges könnyítés a vállalkozónak, de szeretnék utalni a 2020. decemberi cikkünkre, hogy mennyi problémával is járhat ez. Hiszen az ingatlanunk így is terhelt a CSOK miatt, ezért sokkal kockázatosabb, ha még a tevékenységünkből származó esetleges terhekkel is megspékeljük. Ezzel ugyanis egy végrehajtási lavinát indíthatunk el, amellyel a korábban felépített életünket tönkretehetjük.

Ezért továbbra is azon a véleményen vagyok, hogy ha még a törvény engedi is a CSOK-kal terhelt ingatlanon a székhely létrehozását, én máshol tenném azt. A mai székhely szolgáltatási árak olyan alacsonyak,  hogy az összes előnyét tekintve mindenképpen megéri.

Bővebben olvashat:

https://hitelnet.hu/tamogatasok/csok-os-ingatlan-igy-lehet-vallalkozas-szekhelye/

Következő bejegyzésünk címe: Iratőrzési cím

Az elmúlt években nyert tapasztalataink alapján kénytelenek vagyunk ezzel a témával is foglalkozni. Előre elnézést kérek azoktól a vállalkozóktól, akik a törvények tiszteletben tartásával, tisztességesen végzik tevékenységüket! Ahogy a mondás: Akinek nem inge, nem veszi magára!

Amikor elkezdtünk a székhelyszolgáltatással foglalkozni, úgy gondoltuk, hogy mi a törvény szövege szerint, tisztességesen, becsületesen, az ígéreteink betartásával fogunk dolgozni, s ezt természetesen elvárhatjuk a partnereinktől is. Nagy többségében így is van, azonban soha annyi problémával nem találkoztunk a működésünk több, mint 30 esztendeje alatt, mint az elmúlt években.

• Egyre több olyan jelentkezővel találkozunk, akik a tájékozódás után elégedetten konkrét időpontot beszélnek meg munkatársaimmal, elküldik az alapadatokat, hogy előkészítsük az anyagot, kevesebb időveszteségük legyen, majd elnyeli őket a föld, személyesen már nem találkozunk. Erre azt mondom, hogy jobb is, mert ha velük szerződést kötnénk, később ugyanúgy előjönne a megbízhatatlanságuk, s így még különösebb károkozás nélkül vagyunk.
• Rosszabb, hogy ha a befogadó nyilatkozatot elviszi ügyfelünk, s a vállalkozás mégsem kerül bejegyzésre. Ilyenkor jellemző, hogy a megadott utolérési lehetőségek egyike sem működik.
• A következő kis csoport, akiknél megtörténik a bejegyzés, egyszer-kétszer tudunk velük kapcsolatot teremteni, de aztán ők is eltűnnek, mint szürke szamár a ködben. Itt már nagyobb a probléma, mert túl azon, hogy a küldeményeiket nem tudjuk eljuttatni hozzájuk, rendszeresen tartozást hagynak maguk után.
• Ugyanez vonatkozik azokra, akik időközben értékesítik a céget, de –hiába a szerződés- a változásról nem értesítenek, az új vezetés pedig úgy tesz, mint aki nem tud semmiről. Ilyenkor természetesen mi futunk a pénzünk után –hol sikerrel, hol sikertelenül-, a NAV-nál, Cégbíróságnál kezdeményezzük az adószám bevonást, törvényességi eljárást a székhely törlésére. Számomra érthetetlen, hogy céget nézve aprópénzért képesek ezek az emberek eladni a becsületüket. Persze valószínűleg más is van mögöttük, hiszen ezen cégek azok, akik miatt szinte minden napos a NAV ellenőrzés, jó ismerősként jönnek hozzánk az ellenőrök. Évente bennünket is ellenőriznek, de eddig még egy alkalommal sem találtak problémát a működésünkben.

Általában tapasztalom a társadalomban azt a sajnálatos tényt, hogy az embereket nem érdekli a becsület, csak az érdekük. Még abban a korban nőttem fel, amikor az adott szó sokkal többet ért, mint a leírt fogadalom. Számtalanszor találkoztam azzal, hogy a partnereim –éppen úgy mint én- tartották magukat a megbeszéltekhez, hiába nem írtuk azt le, s esetleg nem találkozott az érdekeinkkel. Ma már sokszor ez elképzelhetetlen, de még akkor is, ha leírjuk a megállapodásunkat.

Az elmúlt években többször módosítani kellett a szerződési szövegezésünket éppen ez okból. Be kellett építeni olyan biztonsági szelepeket, amelyek a becsületes embereket adott esetben sértik, mert milyen alapon feltételezzük róluk, hogy ilyen előírásokra van szükség velük szemben. Ugyanakkor megesett olyan is, amikor éppen a szerződésünk szövegezése miatt nem lett az ügyletből semmi. Pedig mindössze arról volt szó, hogy a nekünk fizetendő céges ellenértékre az ügyvezető személyes felelősséggel tartozik. Nem bánkódtunk, mert ő biztos tartozást halmozott volna fel.

S érdekességként: Több ügyvéd elfogadja azt az előírást, hogy vagy a befogadó írásos nyilatkozata, vagy az ügyvezető nyilatkozata a szóbeli beleegyezése szükséges a bejegyzéshez. Ez utóbbi miatt fordulhatott elő az, hogy a székhelyünkre 3 olyan cég is bejegyzésre került, akiket életünkben nem láttunk, csak a hivatalos postája érkezik hozzánk. Úgy gondolhatják, hogy egyrészt nem jut a tudomásunkra, másrészt ha meg is tudjuk, nem foglalkozunk vele. S itt lép be a becsületesség. Mi rendőrségi feljelentést tettünk, jelenleg is fut a nyomozás.

Mi hiszünk a becsületességben, de balgák sem vagyunk, így sajnos inkább további költségek vállalásával is, de bevállaljuk a törvényes utat. Mindez biztosítja azt is, hogy nálunk rendes cégek vannak, az Ő érdekeiket is védjük ezzel, azaz nem lehet stiklizni.

Azért sem értem ezeket az embereket, mert a viszonylak kis összegek „megspórolásával”, az eljárásunk indításával felhívják magukra a figyelmet, s sokkal komolyabb problémákat okozhatnak maguknak.

Remélem ennek egyre nagyobb híre lesz, s ennek következtében elkerülnek majd bennünket ezek a tisztességesnek nem nevezhető emberek.

Emlékeztetőül a törvény:

https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1700007.IM

Következő bejegyzésünk címe: Székhelyszolgáltatás CSOK-kal

Ügyféltájékoztatás: Hogyan védekezik a székhelyszolgáltatásunk a vírus ellen?
– kollégáink három oltása,
– a kollégáink rendszeres tesztelése,
– folyamatos fertőtlenítés,
– ózongenerátor.

Eljött az idő, amikor a székhelyszolgáltatás terén is foglalkoznunk kell a körülöttünk lévő világgal, itt is észre kell venni azt, hogy a covid sajnos meghatározóvá válik a jövő életünkben. Azt hittük, ha készen lesz a vakcina, túllépünk rajta. Egyre inkább látható, hogy ebben nagyot tévedtünk. Ez a vírus, ahogy az influenza is –elvonatkozva a súlyosságától- meghatározó tényező lesz a jövőnkben. Egyben biztosak lehetünk, mindenben változás következik be, semmi nem lesz ugyanolyan, mint 2019-ben volt. Nem tudjuk mi lesz, ez a legrosszabb benne.

Érdekes, hogy a vállalkozások számának alakulását nem befolyásolta –legalább is mi így tapasztaltuk- a vírus.

Tudjuk viszont, hogy mi az, amit elfelejthetünk. Sajnos szakmák, egzisztenciák szűntek meg, alakultak át. A felelősségtudattal élő emberek próbálnak alkalmazkodni. Magam is tapasztalom, hogy nem mindenki érzi ezt. Nem azon múlik, hogy mit tiltanak, milyen előírásokat hoznak, hanem az a gondolat, hogy most, amikor nagyon keveset tudunk még, mivel tehetünk a legtöbbet a társadalmunkért. Kénytelen vagyok magammal, a családommal érvelni. Lehetőségeink szerint korábban évente egy-két nyaralást, hétvégi kirándulást beiktattunk. Úgy döntöttünk, hogy ezt most nem tesszük, a lehetőség szerint minél kevesebbet megyünk társaságba. Ahogy lehetett, beoltattuk magunkat, már a két kisgyermekünket is kétszer. Feleségem tanítónő, az iskolában ő és minden gyermek is maszkban tanul. Amikor az online oktatás volt, illetve a gyermekeknek karantén, akkor még a nagyszülőhöz sem mentünk otthonról.

Társadalmi szempontból a vírust csak megfejelte a gazdaság alakulása a hirtelen megugrott inflációmértéke. Nyilván ez is –többek között- a járvány hatásaira vezethető vissza. S mindnyájan tudjuk, hogy ennek mértéke a „kis ember” számára nem a Statisztikai Hivatal által kiadott értékekben mérhető!

Munkahelyemen is szigorú fegyelmet tartunk. Ahogy vendég, ügyfél lép be irodánkba, az ott lévők azonnal maszkot vesznek fel, kérik ezt s a kézfertőtlenítést, figyelünk a távolságtartásra. Ahogy ő elmegy, azonnal fertőtlenítjük a pultot, tollat, kilincset, mindazt, amivel fizikai közelségbe került. Ezen túlmenően rendszeresen üzemeltetjük ózongenerátorunkat a munkaidőn kívül. Az érkező küldeményeket a kézbevétel előtt hőkezeléssel próbáljuk fertőtleníteni. Nem munkaköri feltétel, de minden munkavállalónk felvette a három oltást. Rendszeresen teszteljük magunkat. Mivel meghatalmazással négyen is rendelkeznek, ezért esetleges kiesés esetén is biztosított a küldemények átvétele.

Tárgyalónk kiadása után teljes fertőtlenítést végzünk.

Figyeljük az eseményeket, s próbálunk minél gyorsabban reagálni a védekezésre.

Kérjük minden partnerünket is arra, hogy legyen tekintettel magára és embertársaira is! Tegyen Ön is azért, hogy mielőbb kezelhető közelségbe kerüljünk ezzel a vírussal is! Köszönjük mindenki nevében!

A koronavírus támadása elleni felkészülésről olvashat még:

https://www.synlab.hu/lakossagi/magazin/minden-amit-az-uj-koronavirus-laborvizsgalatairol-tudni-erdemes

Következő bejegyzésünk címe: Törvényesség és becsület

Megfigyelésem szerint egyre nagyobb érdeklődés övezi ezt a témát, ezért most ezzel fogok foglalkozni. Egyre többször találkozom azokkal a kérdésekkel, hogy egyéni vállalkozónak kell-e székhely, milyen székhelyszolgáltatás kell egyéni vállalkozónak. Erre szeretnék a jelen írásban minél sokoldalúbb információkat adni.

A cégünk ezen szolgáltatásának beindításakor magam is úgy gondoltam, hogy inkább a társas vállalkozásoknak tudunk olyan szolgáltatást nyújtani, amely mindkettőnk elégedettségével bír. Később egyre több egyéni vállalkozó jelentkezett, s kötöttünk velük szerződést. Ekkor eszembe jutott, hogy én is –ugyan mellékfoglalkozásban a rendszerváltás előtt- kisiparosként, azaz egyéni vállalkozóként kezdtem, s mi is volt az egyik legnagyobb problémám. Akkor a kertkapunkon volt kihelyezve a „cégtáblám”. Ne felejtsük el, abban az időben még a vezetékes telefon is álom volt, tehát a kézről kézre adáson kívül ez a „reklám” biztosította az utólérési lehetőséget. S mit jelentett ez? Számtalanszor előfordult, hogy a főállásomból hazatérőben már a kertkapuban találkoztam megrendelőimmel. Nem a családommal, gyermekeimmel váltottam az első szavakat, hanem mindjárt a másodállásomba vethettem magam. Ezen túlmenően akár jóindulatból, akár vélt elégedetlenségből mindenki a lakhelyemen keresett meg, volt olyan, hogy akár éjszaka is. Ezzel kapcsolatban megosztok Önökkel egy sztorit. Akkoriban lakókocsiztam a családommal, s mivel éppen indultam volna szabadságra Görögországba, ezért hajnali 3-kor keltem. Nem sokára csengettek, egy idős néni állt a kapuban. Csaptelepet szeretett volna kicseréltetni, s a korai időpont indoka az volt, hogy ha egy jó szakembert el akar érni, akkor ilyenkor kell felkeresnie, mert utána már az elmegy dolgozni, s késő estig haza sem ér, annyi munkája van. Hazatérésünk után természetesen grátisz elvégeztem a munkát, de elhatároztam, hogy a következő vállalkozásom mindenképpen más székhellyel fogom létrehozni. Ez már társas vállalkozás volt, így nem volt probléma, bár a hozzáférhető adatokban így is sérelmezem a lakcímem nyilvános közzétételét. De ez a gondolat egyértelművé tette a számomra, hogy egyéni vállalkozóként „ajándék” ez a lehetőség, hogy a székhelyem egy székhelyszolgáltatónál legyen. Nem beszélve arról, hogy üzleti tárgyalásaimnak is lehetőséget és helyszínt biztosítanak, azaz mindent lebonyolíthatok anélkül, hogy a lakásomon üzletfeleimnek lehetősége legyen zavarni. Ugyanakkor megbízható maradok, hiszen a székhelyemen keresztül bármikor hivatalosan is utólérhető maradok.

S ez a védelem nem csak az üzletfeleimtől óvja a családomat, lakásomat. Ugyanez vonatkozik a hatósági megkeresésekre is. Nem felejtem el azt az érzést, ami akkor elfogott, amikor egy ártalmatlan ügyben az autómat foglalta le az akkor még APEH-nek nevezett adóhatóság. Hiába pár hónap múlva feloldották az ártatlanság miatt, az az érzés sokáig gyötört.

Minderre egy székhelyszolgáltató igénybe vétele esetén nem kerülhet sor! Békésen térhetek haza, nem fog az otthonomban senki zaklatni, nem fogják a hatóságok az egyéni vagyonomat veszélyeztetni foglalással (akár jogos, akár jogtalan lenne), s még komolyabb partner is vagyok a megrendelőimnek, hiszen cégtáblám a székhelyszolgáltatónál fixen kint van, tárgyalóját vendégeimmel igénybe vehetem, küldeményeim ott megkapom. Ha nekem annak idején ilyen lehetőségem lett volna! S mindez biztos partnerrel, az egyik legolcsóbb kínálattal.

Ezen okfejtés alapján ráébredtem arra, hogy sokkal nagyobb szüksége van egy egyéni vállakozásnak székhelyszolgáltatóra, mint egy társas vállalkozónak. Természetesen ezzel nem azt akarom mondani, hogy a társas vállalkozásnak nincs szüksége minderre, pusztán azt, hogy az egyéni vállalkozás esetében hatványozottan érvényesül a székhelyszolgáltató szükségessége.

Mert mi is az ami nincsen otthon?

– tárgyaló (ha ügyfelet kell fogadni ne a saját nappalimba kelljen bevezetni),

– nem mindig van otthon valaki, hogy átvegye a hivatalos leveleket, vagy mehetek a postára,

– fókusz a munkára (ha kell egy helység, ahol át lehet gondolni a dolgokat).

További információkat az alábbi linkre kattintva olvashat:

https://nav.gov.hu/nav/adopercek/Szekhelyszolgaltatas_20200305.html

Következő bejegyzésünk címe:  Felkészülve a koronavírusra